¿Tienes la dificil tarea de organizar el evento de tu empresa y no sabes donde comenzar?
Te preguntas ¿Cómo elijo el mejor diseño, menú, lugar y música para el evento de mi empresa?
Aquí te damos una serie de tips y consejos que podrán ayudarte a que el resultado sea un éxito total.
El primer paso para diseñar con éxito el mejor evento empresarial / corporativo es entender a quién va dirigido. Comienza por analizar quiénes y cuántos invitados asistirán, ¿Son ejecutivos de alto nivel, empleados de la empresa y/o clientes importantes? Esta información te ayudará a determinar si debes orientarte por comida, ambiente, música y producción más formal o una opción más relajada.
Como acto seguido debemos definir la fecha, uno de los errores más comunes al seleccionar el día de la celebración es optar por un día donde puede haber muchos eventos propios de la temporada y en consecuencia pueden surgir una buena cantidad de “retos peligrosos evitables” a resolver, algunos invitados importantes podrían no llegar a tu evento por su agenda apretada, los servicios cómo jardines, haciendas o salones para eventos, banquete, música, entretenimiento, decoración, etc. podrían no estar disponibles o verse muy saturados y por ello tal vez tengas que elegir de las opciones disponibles y tal vez no sean de la calidad o estilo adecuados, eso pondría en alto riesgo todo el proceso de tu evento.
Establece tu presupuesto: Recuerda que el diseño de la experiencia final va directamente ligado al presupuesto, es de suma importancia asignar un monto y así obtener el mayor rendimiento de tu inversión con servicios de excelencia, presentación y calidad. Sugerimos que un profesional en el tema (event planner o planeador de eventos), te ayude con estos aspectos.
Temática y estilo
La experiencia que deseas que vivan tus compañeros, colaboradores, empleados, socios y/o clientes, etc. es el parte aguas para buscar adecuadamente los servicios ideales para ti.
Seleccionar alguna temática original para tu evento, puede ser una gran idea, aporta valor y habla de tu de tu marca y buen gusto.
Algunas temáticas interesantes se pueden relacionar con un color o colores de la empresa. Una black dinner, por ejemplo, donde los platillos, el dress code, las bebidas, la presentación de las mesas, la música, la decoración, ¡todo! está inspirado en la elegancia del color negro. Otro ejemplo es una white christmas party con un ambiente completamente navideño, te puede ayudar inspirarte en una película, serie, música, lugares (Welcome to Las Vegas), puede ser con disfraces o una neon party, no importa, las temáticas siempre funcionan..
No olvides agregar momentos de integración, reconocimiento y agradecimiento a la celebración.
El catering / banquete
Los platillos de temporada siempre serán una gran elección para festejar, te servirá de mucho definir si será una comida, merienda o una cena. El formato de servicio puede ir desde un buffet o un menú en tiempos para una ocasión más formal. Hoy en día la variedad es más amplia y es posible elegir desde un menú con los platillos tradicionales en su presentación original o el mismo menú diseñado por un chef bajo una óptica más gourmet, incluyendo conocimientos y técnicas culinarias modernas.
En el caso de la gastronomía para eventos existe una amplia variedad de opciones a tu disposición, por experiencia, te recomendamos incluir originalidad en cualquier selección que tomes.
Buffets: No importa si es con platillos de temporada, cortes a la parrilla y/o mariscos, guisados mexicanos, platillos italianos, antojitos, o cocina internacional etc. siempre será una excelente forma de halagar a los diferentes estilos y tipos de paladares que vas a recibir en tu evento, no restringir a un menú especifico, representa un signo de empatía que será bien visto por cada asistente.
Menú en tiempos: El estilo tradicional nunca dejará de ser elegante, adecuado y de gusto exquisito, los invitados estarán más cómodos y recibirán el banquete en su lugar. Actualmente el tipo de cocina a elegir puede ser muy amplio, vamos desde un menú de 3 a 8 tiempos con deliciosos platillos tradicionales, cortes a la parrilla y hasta creaciones completamente personalizadas de acuerdo a los gustos, historia, estilo, horario, ingredientes, presupuesto, etc.
La imaginación no tiene límites y si cuentas con un chef que acompañe y materialice el concepto que deseas, sin duda, la experiencia irá más allá de lo esperado por tus invitados y dará una señal de tu esmero para crear la mejor de las experiencias en cada bocado.
Otros tipos de servicios que te pueden ser de utilidad para complementar son: coffee breaks, brunch, mesas de quesos, mesas de dulces y/o postres, barres de bebidas frías o calientes, etc.
Por último, te dejamos los siguientes tips para que tengas el mejor servicio de banquete en tu evento empresarial / corporativo:
- Considerar siempre las restricciones y alergias alimenticias de los invitados, siempre considerar platillos vegetarianos y/o veganos para quienes así lo soliciten.
- Cuidar la selección de bebidas, mixología, cervezas, destilados y vinos que mariden mejor el menú y acompañen la ocasión durante todo el evento.
- Si te es posible es de suma importancia contratar una prueba de menú para garantizar que sea el adecuado y comprobar la calidad del mismo, así como realizar los ajustes pertinentes, verificar la atención y servicio ofrecidos por el proveedor, lo más importante es que te encuentres satisfecho, convencido y con la confianza en alto.
Un menú cuidadosamente elegido y una atención al detalle, son los 2 ingredientes que llevaran la experiencia de tus invitados a otro nivel, recuerda, la anticipación produce deleite.!
Servicios, logística y ambientación
Una vez definido el look and feel del evento y gastronomía, hay algunos otros aspectos, no menos importantes, los cuales debes atender:
- Considera las horas totales necesarias para llevar a cabo el evento. Establece una hora de inicio oportuna, una mala planeación en la logística te llevara a solicitar servicios adicionales que te puedes ahorrar.
- Para elegir la locación lo mejor es valorar cuanto se presta para llevar a cabo lo planeado anteriormente.
- La música es uno de los aspectos más importantes y se debe elegir cuidadosamente, un DJ versátil es casi siempre una apuesta segura, también la música en vivo siempre va a ser muy valorada por los invitados siempre y cuando concuerde con los gustos y las edades de los asistentes.
- La decoración y ambientación serán las cerezas del pastel, recomendamos elegir minuciosamente cada aspecto que vaya a integrar tu concepto, desde centros de mesa, papelería, decoración aérea o temática, producción audiovisual, iluminación profesional, etc.
Deseamos que estos tips y consejos te ayuden a realizar el mejor de los eventos para ti y tu empresa, permítenos saber que te ha parecido el presente articulo y que aspectos crees que le falta a este listado.
