Consejos al planear tu evento LECCIÓN 1

Nos vemos rodeados por clientes que batallan mucho al momento de comenzar con los preparativos de su evento, ya sea un cumpleaños o una Boda de alta producción, la angustia e incertidumbre invade de la misma forma a las personas, así que preparamos este post para ayudarte a facilitar el proceso inicial y al final saborear ese gran evento tal o mejor de cómo lo imaginaste, claro que es posible!,

todo radica en la importancia que se da al acontecimiento y créanme siempre significa mucho para cada cliente y es en donde lo delicado del asunto se presenta, si pensamos en la importancia y le sumamos la inversión que van a entregar entonces nos da como resultado una carga de emociones que si se salen de control podrían perjudicar el evento mismo, por ello te damos estos tips y consejos para ayudarte a planear tu evento de una forma más eficiente y evitar muchos problemas, malas  decisiones, contratiempos e incluso decepciones

  • Define una fecha que te sea útil y comunícalo lo antes posible a tus invitados más cercanos, siempre verifica los posibles inconvenientes, tales como, clima, si es festiva o cerca de vacaciones, si alguien cercano a ti celebra algún evento, posibles acontecimientos políticos, religiosos, económicos, incluso eventos de clase nacional o mundial como deportivos o musicales
  • Escoge el lugar adecuado, piensa en el trayecto de tus invitados, posibles obras públicas, que tan cerca existen hoteles, capacidad de estacionamiento, seguridad, precio, servicios que ofrecen, si las fotos que viste en línea concuerdan con lo que vez al llegar al lugar, flexibilidad de horarios, trato del personal, condiciones de las instalaciones
  • El número de personas es muy importante para comenzar a medir, todo lo que permea un evento se basa en el número de personas, lo que significa una gran oportunidad de tener el control antes de comprometerte con invitados o proveedores
  • Define el look and feel de tu evento, el estilo es un detalle que enmarcara la experiencia y contara la historia de tu personalidad, en este tema, que es completamente personal, se vale soñar, imagina como visualizas, elije que tipos de servicios deseas contratar, mi consejo es que se defina de forma muy individual sin complicarse por el ¿Qué dirán? o exagerar en aspectos innecesarios
  • Evita a toda costa el auto sabotaje, la perfección es inalcanzable, un evento está rodeado de innumerables imprevistos, que no siempre dependen o es responsabilidad de un proveedor en especifico o del líder del proyecto, lo cual, lo convierte en un riesgo, por tanto, el esfuerzo real debe centrarse en reducir al máximo los riesgos y no buscando la perfección que muchas veces entorpece el proceso y lo vuelve incómodo para ti y tus proveedores, no permitas que factores externos, familiares o de trabajo, influyan negativamente evitando crear inconvenientes donde no existen, el desgaste puede ser muy alto lo que provocará que posiblemente no logres tu objetivo y entonces gastes dinero, esfuerzo y tiempo para obtener una mala experiencia que provocaste tú mismo

  • Rodéate de profesionales y acepta solo calidad comprobada, en base al punto anterior el paso inmediato sería este, investiga de cada uno de los proveedores que te interesan, el prestigio, la capacidad, la experiencia, el estilo, la calidad, su nivel de innovación, incluso su compromiso con el medio ambiente o la sociedad, no solo te bases en el precio o las fotos que vez publicadas en internet o redes sociales, existe una amplia variedad y eso lo complica aún más, en resumen ¿quién tiene lo que tu buscas?
  • Establece un presupuesto, se muy honesto y realista en lo que en realidad puedes incluir en tu evento, es momento de poner en papel y lápiz el alcance real y esto no significa que debas deprimirte o frustrarte, a veces la emoción gana y no piensas con claridad, la verdad es que siempre habrá más y más ideas que te vienen a la mente y todo suma, es mucho mejor elegir menos servicios pero de alta calidad que muchos de calidad deficiente, la línea es muy delgada MUCHO CUIDADO!.
  • No generes falsas expectativas sobre lo que en realidad obtendrás, esto podría y pasa mucho, devolverte emociones negativas
  • Confía y déjate Guiar, una vez que decidas quien te acompañe y te entregue servicios, permite su orientación y sobre todo confía al 100% en ellos, por algo los contrataste, ellos saben más del tema y podrían evitarte o prevenirte de alguna complicación o mala decisión
  • Dedícate a disfrutar, es muy normal que muchas veces quieras asegurarte por ti mismo que todo marche bien, ello no está mal, siempre debes estar atento, sin embargo, no permitas que esto consuma tu atención y descuides el verdadero objetivo por el cual estas celebrando, hemos visto muchas novias, cumpleañeros, papás, mamás, etc. que se pierden de esos momento que con tanto anhelo planearon por micro administrar lo que un profesional del ramo bien podría o puede hacer

  • No quieras y honestamente nunca quedarás bien con todos, este tema le angustia a muchas personas, diseña y elige todo pensando en el objetivo del evento, festejar un acontecimiento importante en tu vida, por lo tanto, se egoísta y primero decide por ti y si hay lugar decide por tus invitados, esto te permitirá divertirte mucho y por consecuencia tus invitados serán contagiados, seguramente te lo harán saber a través de felicitaciones por tu buena elección
  • Cero Copiar!, Cero competir!, no hay nada más peligroso para ti y el evento mismo que te envuelvas en una atmosfera de querer reproducir algo que viste, donde sea, o superar el evento pasado o futuro de alguien más, puedes inspirarte en otro evento, pero tu estilo siempre debe prevalecer
  • Lo que no te ha gustado de eventos similares, recomiendo que elabores una lista y compartas con el proveedor adecuado estos temas para evitarlos en tu evento, siempre ayuda!
  • Se Flexible y valora el trabajo de los demás, ya sabemos que tú pagas y que es un gran esfuerzo, pero el ser humilde es un valor que toda persona agradece, si tú en posición de cliente bajas la guardia y permites un ambiente de confianza, conciencia y reconocimiento, se convertirá en un círculo virtuoso, que no hará más que beneficiarte y el equipo seguro estará de tu lado en todo momento, de lo contrario podrías convertirte en un cliente doloroso, al que todos los proveedores podrían llegar a no desear
  • Disfruta cada parte del proceso, al final del día, estas invirtiendo en una experiencia, si no la disfrutas no estas reclamando lo que te corresponde
  • Siéntete muy orgulloso por tu aportación, el impacto que se genera al contratar los servicios para tu evento es altamente positivo, ya que participan muchas personas que a su vez contribuyen a sus hogares, además de que con tu ayuda en la mayoría de los casos los proveedores siempre buscamos exigirnos lo mejor y ser lo más profesionales posible, crecemos!. Y por ello muchas gracias

 

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